COVID-19 đã thay đổi thế giới kinh doanh theo một hướng mới mẻ, và đối với hầu hết chúng ta, điều đó có nghĩa là làm việc tại nhà. Các doanh nghiệp trên toàn cầu đã buộc phải suy nghĩ lại về chiến lược work from home của họ và việc đó vừa đem lại lợi ích nhưng cũng có bất lợi riêng.
Lợi ích khi làm từ xa
Thời gian và địa điểm như ý
Dễ cân bằng cá nhân và công việc
Bất lợi khi làm từ xa
Khó phối hợp và gắn kết
Khó quản lý thời gian dẫn đến quá tải và mất hiệu quả
Ảnh hưởng đến sự thăng tiến
Tuy nhiên, một kết quả bất ngờ là có tới 60% người lao động được khảo sát thực sự thích làm việc tại nhà hơn so với ngồi ở văn phòng truyền thống. Vì vậy, để tận dụng tối đa thói quen làm việc tại nhà mới của bạn, chúng tôi đã tạo ra một danh sách mẹo làm việc tại nhà hiệu quả để giúp bạn tối ưu công việc của mình.
1. Thiết kế không gian làm việc hiệu quả
Không giống như văn phòng chốn công sở, không gian làm việc tại nhà cần phải đảm bảo tính thoải mái, không gò bó. Vì thế nên việc bài trí một không gian đẹp mắt, đồ đạc sắp xếp khoa học, gọn gàng là điều vô cùng cần thiết. Lúc này chúng ta có thể thoải mái giải quyết đống công việc mà không cảm thấy căng thẳng hay áp lực, chắc chắn hiệu quả và năng suất làm việc sẽ tăng cao hơn rất nhiều.
Màu sắc và họa tiết xung quanh có ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng sáng tạo và đôi khi còn là khởi nguồn của những ý tưởng đột phá. Chẳng hạn, một không gian làm việc có nhiều sắc màu tươi sáng thường sẽ đem lại nguồn năng lượng dồi dào và tích cực giúp cải thiện tâm trạng con người. Ánh sáng trong phòng cũng có tác động đến não bộ và hệ thần kinh, giúp cải thiện sự tập trung.
2. Bắt đầu buổi sáng lý tưởng cho một ngày làm việc hiệu quả tại nhà
Không gì lý tưởng hơn việc bắt đầu ngày mới bằng cách dậy sớm và tập thể dục. Không chỉ tốt cho sức khỏe, dậy sớm còn là cơ hội để tận hưởng bình minh – thời khắc hiếm hoi mà những ngày bận rộn ngủ vùi đã làm chúng ta bỏ lỡ. Đừng quên bắt đầu ngày mới tràn đầy năng lượng bằng những bài tập thể dục giúp nâng cao sức bền, gia tăng đề kháng, đẩy lùi bệnh tật.
Một vài động tác thể dục nhẹ nhàng, một bữa sáng đầy đủ chất dinh dưỡng, kèm một cốc cà phê cho tỉnh người sẽ giúp bạn khởi động ngày mới, sẵn sàng ngồi vào bàn làm việc. Tuy không phải ra ngoài, bạn vẫn có thể trang điểm và sửa soạn một chút để khiến bản thân rạng rỡ hơn. Khi đó tâm trạng của bạn cũng tích cực và hứng khởi hơn khi làm việc.
3. Lập danh sách việc cần làm và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên
Trong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc cũng có thể là hoàn toàn không có thứ tự nào. Bạn chỉ có 8 tiếng làm việc một ngày vì thế đừng đặt ra quá nhiều đầu việc. Hãy để danh sách của bạn ở tối đa 5 đầu việc và xác định rõ khoảng thời gian bạn cần hoàn thành.
Giải pháp cho vấn đề này chính là sắp xếp công việc hiệu quả, có chủ đích và hướng đến các mục tiêu tương lai. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá trị, còn những điều ít quan trọng sẽ không thể đảo lộn danh sách việc cần làm.
4. Chuẩn bị thiết bị và đồ dùng cần thiết cho công việc
Ánh sáng là một trong những yếu tố đầu tiên và quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng không gian làm việc tại nhà của bạn đầy đủ ánh sáng nhé. Đơn giản nhất và tiết kiệm chi phí nhất đó chính là chọn góc làm việc ở ngay bên cạnh cửa sổ, ánh sáng tự nhiên giúp giảm thiểu tối đa sự mỏi và đau mắt khi ngồi làm, tinh thần, hiệu suất làm việc cũng được cải thiện một cách đáng kể.
Bàn ghế chắc chắn sẽ là dụng cụ chính phục vụ bạn khi làm việc. Khi lựa chọn bàn làm việc, bạn nên dựa vào nhiều yếu tố như diện tích không gian, vị trí đặt bàn, lượng đồ cần lưu trữ. Để làm việc từ xa bạn cần phải đảm bảo kết nối với một mạng Wifi ổn định và an toàn. Sự chậm trễ về hệ thống mạng internet không chỉ khiến công việc bị chậm tiến độ, gây bực bội mà còn tạo cơ hội để bạn phân tâm bởi những thứ khác, ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Khi làm việc tại nhà, việc trao đổi qua email hay các ứng dụng nhắn tin là điều bắt buộc. Bởi vậy, để làm việc tại nhà một cách hiệu quả máy tính của bạn cần phải cài những phần mềm làm việc online chuyên biệt để quản lý, thống kê, báo cáo công việc hàng ngày. Bạn phải cài đúng phần mềm công ty sử dụng.
5. Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu khi làm việc online
Các yếu tố gây nhiễu như mạng xã hội; ứng dụng chat; trang báo mạng hấp dẫn sẽ khiến bạn bị chìm đắm và xao nhãng khỏi mục tiêu làm việc hiệu quả. Đặc biệt hơn, bạn càng dễ sa đà vào những “cám dỗ” này khi làm việc online tại nhà.
Có thể bạn nghĩ chỉ giải lao một chút thôi, nhưng những hoạt động này thật sự tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn. Để rồi đến cuối ngày, bạn bỗng giật mình nhận ra là mình chưa làm được gì mà chỉ ngồi chat chit, đọc báo, lướt facebook một cách rất vô bổ.
Vì vậy, hãy để điện thoại ở chế độ rung; tạm thời tắt hết thông báo từ các ứng dụng mạng xã hội hoặc tin nhắn để tập trung làm việc hiệu quả nhất có thể.
6. Đừng chỉ “thực hiện”, hãy “hoàn thành”
“Sự chần chừ” và “thiếu động lực” chính là kẻ thù của “làm việc hiệu quả”. Chúng là nguyên nhân giết chết mọi kế hoạch, dự định bạn kỳ công xây dựng. Hãy rèn luyện kỹ luật bản thân chặt chẽ mỗi ngày.
Sau khi đã có deadline và lập kế hoạch, hãy thực hiện kế hoạch đó đến cùng. Một sai lầm nhiều người hay mắc phải kể cả khi làm việc online hay tại văn phòng chính là sự chủ quan sau khi đã đi được một nửa hoặc ¾ còn đường.
7. Dành thời gian nghỉ ngơi và Không bao giờ bỏ bữa
“Xao nhãng” và “Nghỉ ngơi” là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Bạn không nên xao nhãng trong quá trình làm việc, nhưng cho phép mình được nghỉ ngơi nạp lại năng lượng lại là điều cần thiết để làm việc hiệu quả.
Làm việc liên tục không ngừng nghỉ sẽ khiến cơ thể mệt mỏi, kiệt sức dẫn đến giảm khả năng tập trung; đồng thời khiến chất lượng và deadline công việc không được đảm bảo.
Nhiều người trong chúng ta thường có thói quen bỏ qua bữa ăn sáng và bước vào công việc luôn vì ngủ dậy trễ hơn khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, điều này không hề tốt cho sức khoẻ vì nhịp sinh học của cơ thể bạn có thể bị đảo lộn.
Bạn nên ăn một chút cho bữa sáng để có năng lượng làm việc tốt hơn, cũng là để dạ dày có thứ co bóp thay vì chỉ uống cà phê hay trà đậm. Đến giờ ăn trưa, nhớ tắt máy và đi ăn ngay. Tránh để tình trạng bữa trưa bắt đầu quá trễ tầm 3 – 4h chiều.
8. Mặc đồ thoải mái mà vẫn đảm bảo lịch sự
Bây giờ, khi bạn đã làm việc tại nhà, bạn không cần phải mặc quần áo công sở như khi đến công ty nữa. Và bạn cũng không cần phải xỏ những đôi giày cao gót khiến chân bạn đau nhức cả ngày nữa.
Nhưng, dù thế nào, cũng đừng để mình xuất hiện trên các cuộc họp qua Zoom với cái chăn quàng trên người. Điều quan trọng là bạn luôn phải cân bằng giữa việc ăn mặc thoải mái và mặc phù hợp.
Thật tuyệt khi có thể mặc những bộ đồ dễ chịu khi làm việc, nhưng có thể bạn chưa biết, đó là mặc bộ đồ ngủ khiến bạn không nhận ra ranh giới giữa thời gian ở nhà và thời gian làm việc. Và bạn có xu hướng không vui và làm việc kém hiệu quả hơn.
Một nguyên tắc chung là hãy mặc đẹp khi có cuộc họp với khách hàng, cổ đông hoặc khi gặp online những người có xu hướng thích trang phục lịch sự. Và chọn những bộ đồ giản dị hơn khi bạn tham gia các cuộc họp nhóm hàng tuần.
Được ở trong trạng thái thoải mái nhất cũng sẽ giúp bạn loại bỏ bớt những khó chịu, bực dọc và tập trung hơn để làm việc hiệu quả. Và để an toàn, hãy dán một miếng băng dính đen vào camera máy tính để hoàn toàn làm chủ hình ảnh của mình khi mình chưa sẵn sàng, khi thấy tươm tất rồi mới gỡ băng dính ra.
9. Đừng để mất "lửa" trong công việc
Khi làm việc tại văn phòng, nhiều yếu tố môi trường xung quanh như không gian làm việc, đồng nghiệp, cấp trên,... sẽ khiến bạn tập trung cao hơn. Ngược lại, khi làm việc tại nhà, các đặc trưng của môi trường làm việc sẽ không tồn tại nên bạn sẽ cảm thấy thoải mái, thư giãn hơn trong lúc làm việc, thậm chí có thể gây xao nhãng, kém tập trung.
Việc giữ "lửa" trong công việc khi làm việc tại nhà là vô cùng quan trọng. Mất đam mê, nhiệt huyết với công việc sẽ khiến cho tiến độ công việc bị thụt lùi, thậm chí khó thích nghi lại sau khi kết thúc kỳ làm việc tại nhà.
Do đó, bạn nên đặt các yếu tố gây xao nhãng cách xa bàn làm việc, chẳng hạn như thú cưng, thiết bị chơi game, tivi, điện thoại,... để tập trung hơn vào công việc của mình. Bạn cũng có thể nhắc nhở người thân hoặc con trẻ về thời gian làm việc của mình để tránh bị quấy rầy trong lúc đang tập trung làm việc.
Hơn nữa, bạn hãy thường xuyên nhắc nhở bản thân về vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc, đồng thời đặt ra KPI cho bản thân y như lúc làm việc tại văn phòng để đảm bảo tiến độ công việc hiệu quả.
10. Duy trì kết nối với đồng nghiệp, đóng góp tăng hiệu quả
Liên lạc là thiết yếu khi nói đến làm việc tại nhà. Trao đổi với đồng nghiệp về các dự án và giữ cho họ luôn được cập nhật về các công việc và tính sẵn sàng là điều rất quan trọng để duy trì một trải nghiệm làm việc tại nhà mượt mà và dễ dàng.
Trao đổi công việc là điều cần thiết để mọi thứ làm ra có sự gắn kết và thống nhất. Việc giữ liên lạc còn là cách để nhà quản lý biết bạn đang làm việc ngay cả khi không có ai giám sát. Bạn cũng biết được tiến độ công việc chung và hỗ trợ khi đồng nghiệp cần hoặc ngược lại. Chính vì vậy, trong quá trình hội họp trực tuyến, hay trao đổi email, tin nhắn, bạn cần thẳng thắng nêu lên ý kiến của mình, không ngại tương tác, tránh vòng vo gây hiểu nhầm vấn đề.
Hãy đặt lịch hẹn họp mỗi ngày tầm 10 đến 20 phút để trao đổi với đồng nghiệp và sếp các đầu việc trong ngày. Hiện nay, có khá nhiều ứng dụng hỗ trợ làm việc online như ứng dụng Google Meet, Zoom, WhatsApp, Slack, Skype… Cài đặt nhanh và cách sử dụng đơn giản.
11. Kiểm tra tin nhắn và email thường xuyên
Một trong những bất cập khi làm việc ở nhà chính là đôi khi chúng ta không kịp phản hồi tin nhắn hay email. Đồng nghiệp hay sếp của bạn có thể suy diễn là bạn đang không làm việc. Không phải hoàn toàn nhưng phải thừa nhận là ngay cả chúng ta cũng có cảm giác đó.
Vì vậy, để đảm bảo sự tin tưởng từ cấp trên lẫn đồng nghiệp, bạn nên cài đặt thông báo nổi cho các ứng dụng tin nhắn hay email công việc, đảm bảo phản hồi thông tin nhanh nhất có thể, đặc biệt là các việc gấp hay quan trọng.
12. Giữ mọi thứ an toàn
Nhiều nhân viên thậm chí có thể không nghĩ về điều đó, nhưng bạn nên có các biện pháp bảo mật dữ liệu của công ty.
Mặc dù hầu hết các công ty sẽ phải đưa ra một số hình thức quy trình để giữ bí mật kinh doanh an toàn, nhưng bạn phải làm phần việc của mình.
Có nghĩa là sử dụng trình quản lý mật khẩu để giữ an toàn cho thông tin đăng nhập, VPN để giữ kết nối internet an toàn và khóa máy tính xách tay hoặc màn hình của bạn mỗi khi bạn rời khỏi không gian làm việc của mình.
Nếu bạn cần thảo luận về thông tin nhạy cảm qua điện thoại hoặc trong một cuộc gọi hội nghị, hãy đảm bảo rằng bạn có sự riêng tư.
13. Đặt ranh giới với cả đồng nghiệp và gia đình
Làm việc tại nhà qua mạng có nhiều lợi ích, nhưng đôi khi các thành viên gia đình hoặc những người khác cùng sống chung với bạn lại không cùng làm một việc.
Chắc chắn là thật khó để giải thích cho trẻ 3 tuổi lý do tại sao mẹ hoặc bố không thể chơi cùng chúng ngay bây giờ, nhưng việc đặt ra ranh giới với những người sống chung sẽ giúp bạn tập trung được về lâu dài.
Bạn cũng cần cho các thành viên trong nhóm của bạn biết những thời điểm nào họ có thể nói chuyện với bạn.
Bằng cách này, bạn sẽ tránh được việc nhầm lẫn thông tin và không phải có lý do nào khiến đồng nghiệp của bạn bị bỏ lỡ một deadline quan trọng.
Đảm bảo bạn làm đúng theo các kinh nghiệm làm việc tại nhà này:
ØBạn rõ ràng về những thời điểm mà mọi người không thể liên lạc được với bạn.
ØĐồng nghiệp của bạn biết khi nào bạn đang ở chế độ làm việc và gia đình của bạn biết khi bạn không có mặt tại văn phòng.
14. Ưu tiên các công việc một cách chuyên nghiệp
Làm việc tại nhà có thể có nhiều thứ khiến bạn bất ngờ, như hộp thư đến bỗng một ngày tràn ngập yêu cầu hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khẩn cấp đã đến hạn vào ngày hôm qua.
Vì đồng nghiệp của bạn không thể đến tận bàn làm việc của bạn để hỏi ý kiến hoặc sự giúp đỡ từ bạn, nên có thể hộp thư đến sẽ đột nhiên giống như một kẻ tấn công bạn.
Cùng với việc tạo thói quen làm việc và thiết lập ranh giới, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc là một kỹ năng và mẹo làm việc tại nhà mà mọi nhân viên làm việc từ xa đều phải học.
Với mọi nhiệm vụ, hãy tự hỏi bản thân:
ØNhiệm vụ này đòi hỏi bao nhiêu nỗ lực?
ØGiá trị mà nhiệm vụ này mang lại cho tôi/nhóm của tôi/công ty của tôi là bao nhiêu?
ØNhiệm vụ này cấp bách như thế nào?
ØNhiệm vụ này có thể được thực hiện sau mà không có bất kỳ hậu quả tiêu cực nào không?
15. Có thói quen thư giãn sau khi làm việc
Những người làm việc từ xa quen có thể khó để tắt máy đi, vì bạn đã quen rằng công việc đang diễn ra trong nhà của bạn.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tạo ra một thói quen sau giờ làm việc để giúp bạn tách biệt giữa công việc và “thời gian ở nhà” về mặt tinh thần.
Nó không cần phải là một vài mẹo làm việc tại nhà gì quá quyết liệt: một số người đi dạo khi họ kết thúc ngày làm việc của mình, nhưng đối với những người khác, chỉ cần đóng máy tính xách tay và chuyển đến một khu vực khác trong nhà đã là một sự thư giãn.
Về mặt tâm lý, có một cách thức giúp bạn chuyển từ nơi làm việc ở nhà sang thực sự ở nhà để giúp bạn thư giãn và sẵn sàng cho ngày hôm sau.
Đây là một số thói quen sau khi làm việc:
ØLàm một số việc nhà. Giặt đồ và rửa bát là những cách nhanh chóng để bạn ngừng suy nghĩ về mục tiêu doanh số của quý tới.
ØĐọc một cuốn sách. Và nó không nhất thiết phải là một cuốn sách phát triển chuyên nghiệp – đôi khi một câu chuyện hay là tất cả những gì bạn cần để quên đi công việc.
ØGọi cho một người bạn hoặc một thành viên trong gia đình. Kể lại một ngày của bạn với một người thân yêu và cập nhật thông tin là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc và duy trì công việc.
ØKhi cảm thấy buồn, cô đơn vì làm việc tại nhà, ta có thể tương tác, nói chuyện với các đồng nghiệp khác qua các công cụ kết nối, tuy không nhộn nhịp như trên văn phòng nhưng cũng sẽ đem lại cảm giác vui vẻ phần nào. Điều này sẽ giúp bạn giải toả căng thẳng trong công việc và vẫn giữ được sự kết nối cùng mọi người.
16. Tìm kiếm sự hỗ trợ khi bạn cảm thấy như vậy là quá nhiều
Ngay cả trước COVID-19, hơn 60% nhân viên Mỹ cho biết căng thẳng từ công việc khiến họ thường xuyên có những hành vi không lành mạnh.
Và sự thật là làm việc tại nhà không phải lúc nào cũng thú vị và chơi game cũng vậy. Đôi khi, làm việc từ xa có nghĩa là bạn không thể trút bầu tâm sự với đồng nghiệp về thời hạn hoặc nhiệm vụ vào phút chót. Các doanh nhân từ lâu đã mô tả công việc từ xa là một công việc tuyệt vời, nhưng cũng rất cô đơn.
Nếu bạn bắt đầu cảm thấy căng thẳng và nhìn trong gương thấy mình trông giống ảnh chứng minh thư hơn là ảnh Facebook, hãy đảm bảo rằng bạn đã tìm kiếm sự hỗ trợ từ người quản lý hoặc bộ phận nhân sự của mình.
Bạn càng bày tỏ mối quan tâm của mình sớm hơn (có thể là khối lượng công việc hoặc tổng thể trách nhiệm công việc của bạn), người quản lý của bạn càng dễ dàng đưa ra các giải pháp để hỗ trợ – đó là một trong các work from home tips quan trọng nhất!
17. Quản lý thời gian làm việc
Việc làm việc ở nhà khá linh động về thời gian, trong đó có thời gian nghỉ. Thông thường, khi bạn hoàn thành công việc trong ngày có nghĩa là bạn đã có thể nghỉ ngơi và tận hưởng thời gian của mình.
Nếu bạn biết lên kế hoạch hợp lý như đã nhắc ở trên thì bạn có thể hoàn thành xong việc trước giờ tan làm. Tuy nhiên, bạn không nên kết thúc công việc quá sớm mà cần đánh giá lại những công việc đã thực hiện trong ngày và lên kế hoạch để chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai.
=> Hãy là một người theo chủ nghĩa hiện thực
Dù bạn ở bất kỳ không gian làm việc nào, đừng mong đợi rằng bạn sẽ đột ngột tăng năng suất và sự tập trung của mình lên 200% chỉ vì bạn hiện đang làm việc tại nhà.
Tùy thuộc vào nguồn lực bạn có, có thể một số khía cạnh công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với trước đây. Vì vậy, hãy luôn cố gắng tập trung hoàn thành công việc của bản thân dù ở không gian nào!
Nguồn:
https://www.vietnamworks.com/hrinsider/lam-sao-de-lam-viec-tai-nha-ma-van-hieu-qua.html
https://www.kingston.com/vn/blog/personal-storage/7-tips-to-increase-productivity-while-wfh
https://zyro.com/vn/blog/lam-viec-tai-nha/
https://vietcetera.vn/vn/lam-sao-de-dam-bao-ca-chat-va-luong-khi-lam-viec-tu-xa
#lamviec #lamviectainha #online #wfh #hr #hrsviet #workfromhome #lamvieconline